Une facture est un document détaillé répertoriant les marchandises vendues ou les services réalisés par une entreprise. Elle doit obligatoirement contenir certaines informations et revêtir une forme règlementée. De plus en plus d’entrepreneurs dématérialisent leurs factures pour passer à une facturation électronique fournisseur avec O’Work ou avec d’autres logiciels spécialisés.
Les mentions obligatoires d’une facture
Une facture doit obligatoirement être rédigée en français. Elle doit être éditée en deux exemplaires : un pour l’entrepreneur et un pour le client. Enfin, elle doit comporter certaines indications :
- Un numéro de facture : il doit être unique pour chaque facture émise et être basé sur une numérotation chronologique continue ;
- La date d’édition de la facture ;
- La date de la prestation de service ou de la vente ;
- L’identité du prestataire ou du vendeur : sa dénomination sociale, l’adresse de son siège social et l’adresse de facturation, son numéro de Siren ou de Siret, sa forme juridique ;
- L’identité du client ou de l’acheteur : sa dénomination sociale, son adresse de livraison et son adresse de facturation si celle-ci est différente ;
- Le numéro du bon de commande, s’il a été émis par l’acheteur au préalable ;
- Le décompte et la désignation des services et produits vendus : leur nature et leur référence doivent être détaillées ;
- Les prix unitaires et hors taxe, la TVA et les éventuelles remises ;
- La somme HT (hors taxe) et TTC (toutes taxes comprises) à payer.
Les mentions particulières
Dans certains cas de figure, la facture électronique doit comprendre diverses mentions particulières :
- Si le vendeur n’applique pas la TVA (notamment pour les micro-entreprises) : « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts » ;
- Si le vendeur est membre d’une association agréée ou d’un centre de gestion : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » ;
- Si le vendeur exerce une activité artisanale et qu’une assurance professionnelle est obligatoire pour cela, alors l’assurance souscrite doit être mentionnée ;
- Si le sous-traitant ne déclare pas de TVA, l’entreprise principale doit la déclarer : « Auto-liquidation de la TVA » et indiquez qu’il s’agit du montant hors taxe.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
Les informations d’une facture électroniques doivent être similaires à celles présentes sur une facture papier. De plus, la facturation électronique est devenue obligatoire pour les entreprises depuis le 1er janvier 2020. Ainsi, de nombreux logiciels ont vu le jour pour aider les entrepreneurs à dématérialiser leur facturation.
Quel format pour une facture électronique ?
Les factures électroniques doivent être émises et transmises dans certains formats :
- Le format Universal Business Language (UBL) ;
- Le format Cross Industry Invoice (CII) ;
- Le format mixte : il se compose d’un fichier PDF et d’un fichier de données XML.
Les pénalités pour une infraction aux règles de facturation
Une entreprise qui ne respecterait pas les règles de facturation établies s’exposerait à :
- Une amende fiscale d’un montant de 15 € pour chaque mention inexacte ou manquante. Le montant de l’amende ne doit toutefois pas excéder un quart du montant total de la facture ;
- Une amende administrative d’un montant de 75 000 € (personne physique) ou 375 000 € (personne morale), somme qui peut être doublée si la faute est de nouveau commise dans les deux ans qui suivent la première sanction.
Le délai de conservation d’une facture
Factures papier et électroniques doivent obligatoirement être conservées pendant une durée de 10 ans puisqu’il s’agit de pièces comptables.